电子邮件
寄件人：Zhongmiao@sina．tom
收件人：Wangh@sina．Corn
日期：××××年×月×日
内容：
(1)为会议记录做好准备工作：
①准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
②准备好录音机和足够的磁带以补充手工记录。
③要备有一份会议议程表和其他的相关资料、文件。
④提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。
⑤提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。
⑥利用录音机的同时，必须手工记录，以防止录音机中途出现故障。
(2)会议记录的内容：
①会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。
②与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后面。
③会议过程：宣读上次会议记录，由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期。
④主席、记录员签名。
(3)会议记录的注意事项：
①应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他内容可简要概括地记录。
②漏记的内容，可事先标出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。
③与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。
④可设计一张表格来记录会议上的信息。
(4)会议记录的修改：
①在定稿打印之前，向主席提交一份草稿经他签字批准。
②如果某一成员指出会议记录中的错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录畔修改。
③会议记录一经签名，任何地方都不能再作修改。
(5)会议记录的要求：
①准确，正式的会议记录是具有法律效力，要确保内容的真实可靠，准确无误。
②完整，会议记录必须体现会议的实际进程，要将所要要点完整地记录下来。