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简答题 物业管理实务
2014-06-27

某物业服务企业档案保存期限的划分标准如下表所示。分析表中内容，并回答下列问题。
某物业服务企业档案保存期限的划分标准
  保存期限
时间
划分标准
备注
 
 
 
 
永久
 
 
 
 
  
 
 
 
  无限期
 
 
 
 
  
 
凡是记载和反映物业、大型或重
要附属设施没备及物业管理活
动的基本历史情况，对物业维护
和使用以及科学研究有长远研
究参考价值的文件
 
 
 (1)有关所管物业及重要的附属设施设备
的基础性文件资料，有关更新改造、大中小
修的会议决议的文件、记录、验收报告和技
术参数等文件
(2)有关物业管理工作中产生的重要决议、
决定、合同协议、通知、记录、T作计划、统
计报表及相关的请示、报告等
(3)业主及业主大会的基础资料、会议决
议、决定、请示报告记录等文件
 
 
 
 
 
长期
 
 
 
 
  
 
 
 
 
  1 5～60年
 
 
 
 
  
 
 
凡是在相当长的时间内对所管
理的物业及物业管理工作需要
 
进行查考、经验总结的文件与
记录
 
 
 n)有关物业管理工作中的年度季度计划、
总结、报告
 
(2)与物业相关的附属设施设备(工作寿命
在5年以上10年以内)的基本技术和商业
 
资料，维修维护合同和记录，大中小修、更
新改造记录和会}义决议等文件
(3)物业本体及大型或重要附属设施设备
的维护记录
 
 
短期
 
 
  
 
  15年以内
 
 
  
  其他只在较短时期内有查考意
 
  义的文件与记录
 
   (1)小型设施设备的更新、维修记录
 
  (2)有关物业管理服务和运行记录的相关
 
  文件和记录
【问题】
1．物业管理档案常用检索工具的编制方法有哪些?
2．物业管理电子媒体档案的类型有哪些?
3．物业管理档案保存的注意事项是什么?
4．造成物业管理档案毁损的因素有哪些?应怎样保障档案的安全?

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参考答案

暂无

答案解析

1．物业管理档案常用检索工具的编制方法如下：(1)分类卡片目录。分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。(2)专题卡片目录。专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。(3)主题卡片目录。主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。(4)名称索引。名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。
2．电子媒体档案一般分为两类：一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的；另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。
3．物业管理档案保存的注意事项如下：(1)物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的2倍。(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。
4．档案毁损有人为的原因和自然的因素。人为原因的毁损，如遗失、损坏、被盗、不当使用和故意毁损等。自然的因素一方面是文件的介质和记录方式随时间的推移而产生自然失效，如文件的纸张自然老化和墨迹的自然消失等，另一方面是环境的影响，如火、水、潮湿、虫鼠啃咬、紫外线以及机械磨损等因素都会造成档案寿命缩短或毁损。档案保管应注意室内空气流通，经常采取防霉、防潮、防虫、防水防火、防盗等安全措施。同时，要制订一套切实可行的档案管理制度并加以严格执行，如改善档案保存的条件，采取有效的档案修复技术，最大限度延长档案的寿命，保障档案的安全。