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简答题 秘书五级
2013-07-09

请看录像,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处)。
人物
秘书初萌(女),销售部张伟,公关部李力,天地公司职员(声音)。
物品
电脑,热感传真机,一份白纸打印的文件(两页,上有回形针),一份深色纸打印的文件(两页,有回形针),一卷未拆封的传真纸,传真纸卷轴,一份物品领用申请表,两本复印纸,笔,库存记录本。
场景
秘书办公室。
情景1
初萌身着职业装,坐在电脑前打文件。桌面零乱,传真机上压着一大摞文件。(镜头扫过周围环境,能够看出电脑屏幕没有对着门口,坐在沙发上亦无法看到屏幕)。
销售部的张伟走进来,手里拿着一个文件夹。他从中拿出两份文件。
张伟:“初萌,帮忙给天地公司发一份报价单。我们打了两份,你看哪份发过去效果会更好些?”初萌:“我看看。”初萌接过原稿,将深色的文件还给张伟,扬着手中的文件说:“就发这份吧!你在沙发上等会儿。”张伟在沙发上坐下。
初萌将传真机上的文件放到桌子上,然后插上传真机的电源,传来报警声,红色报警灯闪烁,初萌看了~眼液晶显示屏,自语道:“可能没纸了。”
初萌打开传真机,从中取出纸卷轴。转身从储藏柜中拿出一卷新的传真纸,拆开包装,顺便用手指甲在纸的一面划了一下,出现黑色的划痕(特写)。初萌将传真纸装好,盖上面板。
初萌取下原稿上的回形针,磕齐后正面朝下放入传真机中,然后拿起话筒,拨号码。初萌:“你好!我是宏远公司的初萌,要给你们经理发一份传真,请给我一个信号。”(画外音)“好的。”听筒中传来信号音。初萌按下“开始”按钮,然后放下听筒,传真机开始发送传真(特写)。
传真发送完毕,初萌再次拨通对方电话:“你好!我是宏远公司的初萌。请问传真收到了吗?字迹清楚吗?”对方:“收到了,很清楚,谢谢!”初萌:“不客气。再见!”对方:“再见!”
情景2
公关部的李力拿着一份“物品领用申请表”走进办公室,“初萌,领点复印纸。”初萌接过申请表将其放在桌子上。(特写:领用人、主管都未签名,日期也未填写)

初萌转身去储藏柜中拿出两本复印纸递给李力。李力说:“再给我们点儿笔吧,办公室总找不到笔用。”“没问题!”初萌说着又拿出几支笔递给李力。“谢谢啊!”李力接过物品转身走了。
初萌坐回办公桌前,从文件夹中找出“库存记录”,打开,进行登记。(画面淡出)

参考答案

暂无

答案解析

(√)1.秘书着装正确,符合职业标准。
(×)2.办公桌比较零乱,不整齐。
(√)3.电脑放置位置符合要求(屏幕背对门口,背对沙发)。
(×)4.不应在传真机上放置任何其他东西。
(√)5.选择原稿正确,白色或浅色的纸发送效果好。
(×)6.应提前接通电源,做好工作准备。
(√)7.能够正确处理传真机报警故障。
(√)8.能够区分传真纸的正反面。
(√)9.能够正确安装记录纸。
(√)10.能够检查原稿,取下回形针。
(√)11.能够正确放置发送原稿。
(√)12.电话用语正确。
(√)13.发送传真过程正确。
(√)14.能够对传真进行确认。
(×)15.领用物品需要填写申请表。
(×)16.物品领用申请表中主管、领用人等未签字。
(×)17.物品领用申请表中未填写日期。
(×)18.发放物品的名称与数量必须与申请表中一致,不得任意增加。
(√)19.能够及时更新库存记录。

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1 请看录像,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处)。
人物
秘书初萌(女),钟苗,李运,王总经理,人力资源部刘芳,初萌男朋友(声音)。
物品
电脑,传真机,文件,笔记本,复印纸,笔,绿色植物。
场景
秘书办公室。
情景1
初萌发现窗台上的花有了几片枯叶,就把花盆搬到办公室门外的过道上,正在往花上淋水。电话铃响起,初萌急忙进办公室抓起电话:“你好,天地公司,我是秘书初萌。”钟苗(声音):“初萌,我这边有点事,现在过不去,把昨天我印出的那个《会议纪要》
给下边(总公司设在各地的办事处)发传真过去吧。”初萌说:“啊?我给他们发电子邮件了!”
有人敲门。初萌:“请进!”一位小伙子进来。
“你好,请坐。”初萌站起来,热情地用右手示意客人。
小伙子自我介绍,并递给她一张名片。初萌右手接过名片,看了看说“谢谢,哦,李运”,就顺手放在了办公桌上,然后忙着给李运端水。
李运:“我找你们王总经理有事,他在吗?”初萌:“我问问吧,请稍等。”
初萌拨通王总经理电话:“王总经理,我是初萌,有个叫李运先生的人来找您,现在他在办公室这呢。”
王总经理:“噢,他来了,快领他来。”
情景2
初萌领着客人去见王总经理,先敲门,经允许后进屋。
初萌认为刚才在电话中她已经向王总经理介绍了客人是李运先生了,就对着李先生,右手指向王总经理说:“李先生,这位是王总经理。”又换了个姿势,对着王总经理,右手指向李运说:“这位是方环公司的销售员李先生。”
送走客人后,初萌在《来访者登记表》上记着什么。
情景3
初萌按钟苗的要求马上发送传真。有的下属办事处的传真机处于自动接收状态,她就发过去了,全部发送完毕。
人力资源部刘芳:“初萌,把剪刀给我用一下呗。”初萌在抽屉里左翻右翻找不到。
刘芳:“算了,别找了。”她又说:“哎?你电脑闲着,让我上会儿网行不?我办公室的电脑都有人用呢。”
初萌爽快地答应:“没问题。”电话响了,是初萌男朋友声音。初萌急忙直接将传真机的电源拔掉。
初萌男朋友(声音):“小萌,出来咱们一块吃饭去呗,海鲜大排档。”初萌:“几点呀就吃饭,我这事儿多着昵,晚上再说吧。”初萌男朋友:“要不,晚上咱们去体育中心,健健身,省着你天天感冒发烧的。我今天没事,就看你的了,你快点把事儿忙完,早一会儿出来,行不?”这时,钟苗回到办公室,问初萌:“传真都发了?”
初萌说:“发过了。”初萌急忙挂断了电话。
钟苗看见门口过道上有很多水,就问初萌:“哪来的水啊?”初萌似答非答:“谁知道呢?”
钟苗说:“我让你起草的会议通知给我瞧瞧,写完了吗?”初萌从电脑中调出。屏幕上显示会议通知草稿。